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Autor Thema: Veranstaltung eines Guggetreffens
Kaltneck
Ist öfters hier
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ID # 2822


  Erstellt am 31. Januar 2011 17:49 (#1)  |  Zitat Zitat   PN PN   E-Mail E-Mail
Hallo!

Ich wollte einmal fragen, wie das bei Euch so abläuft, wenn Ihr ein Guggetreffen veranstaltet.
Wie weit im Voraus beginnt ihr mit der Planung, wie geht Ihr an das ganze ran, was muss man beachten, welche Guggen werden eingeladen (nur Euch bekannte oder auch welche, zu denen Ihr noch nie Kontakt hattet) usw. usf. einfach alles auf was man achten sollte =)) Und natürlich wie das ganze dann möglichst reibungslos und mit viel Spaß für alle über die Bühne geht.

Vielen Dank schonmal =))
Grüßelis,
Elke

P.S. was ich vergessen hab: wie schaut das ganze mit Werbung und Finanzierung aus?[edit]

[ Beitrag am 31. Januar 2011 17:53 bearbeitet von Kaltneck ][/edit]

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Lache nicht über jemanden, der einen Schritt zurück macht ... er könnte Anlauf nehmen!

Die Hummel hat 0,7 cm² Flügelfläche und wiegt 1,2 Gramm. Nach den Gesetzen der Aerodynamik ist es unmöglich, bei diesem Verhältnis zu fliegen.
Die Hummel kümmert das nicht. Sie fliegt einfach.

Beiträge: 25 | Mitglied seit: September 2008 | IP-Adresse: gespeichert
Flohlaus
Stammgugger
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ID # 1945


  Erstellt am 31. Januar 2011 19:08 (#2)  |  Zitat Zitat   PN PN   E-Mail E-Mail   HP HP
Hi!

Wir haben im letzten November unser erstes Guggetreffen erfolgreich über die Bühne gebracht. Ich hab mir dazu mal einen Planungsrahmen fürs nächste mal gesteckt:


Einige Monate vorher:
-Termin klarmachen
-Geeignete Halle suchen und Vorvertrag machen
-Guggenmusiken einladen
-DJ und Security anfragen
-Sponsoren suchen

6-8 Wochen vorher:
-Motto/grober Rahmen festlegen
-Flyer bestellen und verteilen (Guggen, grober Ablauf und Eintrittspreis sollten feststehen)
-In Online-Portale eintragen
-Theke/Weizenstand o. ä. anfragen

4 Wochen vorher:
-Gestattungsantrag stellen
-GEMA beantragen
-Plakate drucken lassen
-Getränkelieferant klarmachen
-Getränke/Speisen und Preise festlegen
-Arbeitsplan erstellen
-Versicherung abklären

2 Wochen vorher:
-Vertrag machen für Halle
-Anfahrtsskizze und Ablauf an Guggemusiken schicken
-Pressevertreter einladen
-Ggf. Polizei/DRK/Feuerwehr informieren


Werbung haben wir mit Flyern und Plakaten gemacht (Druckdiscount24.de Preis und Qualität bisher immer zufriedenstellend) wobei wir auf die Rückseite der Flyer Sponsoren aufgedruckt haben. Diese waren zumeist Unternehmen aus unserem persönlichen Umfeld die zwischen 50€ und 500€ gespendet haben. (Einfach mal alle anfragen, bei 50€ sagt kaum jemand nein...)
Das Thema Sponsoren wurde hier auch mal recht ausführlich durchleuchtet.
Wichtige Sponsoren für uns waren auch die liefernde Brauerei (Hat uns den Weizenglasbruch erlassen) und die örtliche Tageszeitung (hat quasi monatlich von den Vorbereitungen berichtet).
Heutzutage darf man natürlich auch die online Werbung nicht vernachlässigen. Von Facebook über diverse Party-Portale bis zur eigenen Homepage kann man mit relativ wenig Aufwand viele erreichen.

Wichtig ist, dass man die Verantwortlichen (für Guggen/Bar/Essen usw...) rechtzeitig ausmacht und dass die eigenen Leute voll mitziehen!

Noch ein letzter Tipp: Nachdem bei uns jedes 3. Barglas zu Bruch ging, werden wir das nächste Mal auf geliehene Mehrwegbecher zurückgreifen (gibts einige Anbieter online, sind gar nicht so teuer...)



Grüßle, Floh[edit]

[ Beitrag am 31. Januar 2011 19:09 bearbeitet von Flohlaus ][/edit]

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Sunshine-Gugge Heudorf/Rohrdorf e.V.

Beiträge: 295 | Mitglied seit: Oktober 2006 | IP-Adresse: gespeichert
BABBE
Fühlt sich wie zu Hause
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ID # 1225



-215-637-200
  Erstellt am 01. Februar 2011 08:53 (#3)  |  Zitat Zitat   PN PN   E-Mail E-Mail   HP HP
Zitat von Flohlaus:
4 Wochen vorher:
-Gestattungsantrag stellen



Hui, so kurzfristig? Bei uns ist das der erste Schritt ! ... und was ist wenn es dabei mal holprig wird?[edit]

[ Beitrag am 01. Februar 2011 08:54 bearbeitet von BABBE ][/edit]

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www.nodepirade.de

Beiträge: 446 | Mitglied seit: März 2005 | IP-Adresse: gespeichert
Balu_der_Bär
Kennt sich schon aus
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ID # 2063


  Erstellt am 01. Februar 2011 09:26 (#4)  |  Zitat Zitat   PN PN   E-Mail E-Mail   HP HP
Und ich würde die Einladung sehr frühzeitig versenden, denn manche Guggen sind mit ihrer Terminplanung teilweise 1/2 - 1 Jahr im Voraus schon verplant.

Versendest du die Einladungen zu spät, bekommst du nur noch Absagen und hast dann ein Guggentreffen ohne Guggen... :eek:

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Dies ist meine PERSÖNLICHE Meinung und NICHT zwangsläufig die meines Vereins !

www.S-hoch3.de

www.youtube.com/view_play_list?p=1AB09EEEAB39F7F0

www.facebook.com/pages/StrauSchoeh-Schlurbi-Heitersheim-S-hoch3/102435386490499?v=wall

Beiträge: 140 | Mitglied seit: Januar 2007 | IP-Adresse: gespeichert
daysleeper
Fast schon Inventar von Guggenworld
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ID # 135


  Erstellt am 01. Februar 2011 11:14 (#5)  |  Zitat Zitat   PN PN   HP HP
Zitat von Balu_der_Bär:
Und ich würde die Einladung sehr frühzeitig versenden, denn manche Guggen sind mit ihrer Terminplanung teilweise 1/2 - 1 Jahr im Voraus schon verplant.

Versendest du die Einladungen zu spät, bekommst du nur noch Absagen und hast dann ein Guggentreffen ohne Guggen... :eek:



Naja, das trifft vor allem auf die "gefragten" Guggen zu, die überall hin eingeladen werden. Eigentlich findet man immer Gugen, die kommen wollen, auch kurzfristiger, aber vielleicht halt nicht immer die absoluten Top-Guggen (ja sorry, ich weiss, ich hab Jehova gesagt :D).

Wir haben jeweils gleich nach der Fasnacht (d.h. ein knappes Jahr vor dem Anlass die ersten Anfragen an die Guggen gestartet und dann im Sommer (Juli/August) mit den Vorbereitungen begonnen, der Anlass war jeweils so im Februar. Das war aber ein über viele (über 30) Jahre stattfindender Anlass, bei dem wir nicht wirklich Angst hatten, das der Anlass nicht bewilligt wird und die Vorbereitungsarbeiten inkl. Checklisten für die einzelnen Ressorts pingelig genau über Jahre festgehalten worden sind. Das heisst, ein Grundstock an Vorbereitungsarbeit war immer vorhanden. Wenn man einen Anlass neu aufziehen will, würde ich je nach Grösse und damit verbundenem finanziellen Risiko so früh wie möglich Vorabklärungen treffen mit der Gemeinde/Stadt um zu sehen wie die Bewilligungs-Chancen sind, um nicht bereits einen Haufen Geld/Arbeit/Nerven investiert zu haben, wenn der Anlass allenfalls nicht bewilligt wird.

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Wenn du nichts zu sagen hast, dann schreib auch nichts!

Beiträge: 2872 | Mitglied seit: September 2002 | IP-Adresse: gespeichert
Costa
Kennt sich schon aus
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ID # 2535


  Erstellt am 01. Februar 2011 11:39 (#6)  |  Zitat Zitat   PN PN   E-Mail E-Mail   HP HP
Was für ein Anlass ist geplant?

Einen Guggenball, mit Tanzmusik und 4 Gastguggen

Eine Hundsverlochte (nicht die des Echo vom Grundgässli), an der 9 Guggen an einem Abend durch die Halle geschleusst werden?

Eine Fasnachtsveranstaltung mit Gugenunterstützung?

Eine Guggenveranstaltung über 2 Tage?

oder die ganz große Hausnummer wie
Schwäbisch Gmünd - Laufenburg und Lörrach?

Sicher entscheidet das den organisatorischen Aufwand einer solchen Veranstaltung.

Beiträge: 89 | Mitglied seit: Dezember 2007 | IP-Adresse: gespeichert
Flohlaus
Stammgugger
**
ID # 1945


  Erstellt am 01. Februar 2011 12:56 (#7)  |  Zitat Zitat   PN PN   E-Mail E-Mail   HP HP
Stimmt, wir hatten auch schon vorher Kontakt mit der Stadtverwaltung. Aber der eigentliche Antrag musste erst 4 Wochen vorher gestellt werden.
Da es eine reine Hallenveranstaltung war, hatte ich eig. auch nie Bedenken, dass die Stadt sich querstellen könnte. Wenns allerdings ein Monsterkonzert/Umzug im freien geben soll ists wieder was andres...
"Einige Monate vorher" heißt schon so 6-8 Monate, je früher desto besser...

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Sunshine-Gugge Heudorf/Rohrdorf e.V.

Beiträge: 295 | Mitglied seit: Oktober 2006 | IP-Adresse: gespeichert
Guggi
Fühlt sich wie zu Hause
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ID # 222


  Erstellt am 01. Februar 2011 16:42 (#8)  |  Zitat Zitat   PN PN   E-Mail E-Mail
[quote=daysleeper][quote=Balu_der_Bär]


die absoluten Top-Guggen (ja sorry, ich weiss, ich hab Jehova gesagt :D).

hehe wie geil :D

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Ich würde mich ja gerne auf ein geistiges Duell
mit dir einlassen,aber du bist unbewaffnet !

Beiträge: 482 | Mitglied seit: Januar 2003 | IP-Adresse: gespeichert
Kaltneck
Ist öfters hier
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ID # 2822


  Erstellt am 01. Februar 2011 17:29 (#9)  |  Zitat Zitat   PN PN   E-Mail E-Mail
Danke schonmal für Eure Antworten =))
Vermutlich geplant ist ein Abend (Samstag, so ab 20 Uhr bis ca. 0 oder 1 Uhr), an dem die Guggen nacheinander ihr Programm präsentieren können, nicht zu lange, aber natürlich ohne Hetzerei, also im Schnitt evtl. halbe bis dreiviertel Stunde Bühnenprogramm pro Gruppe. Danach ein ruhiges Ausklingen, dass man sich vllt. noch unterhalten, austauschen etc. kann. Also das soll mal so der Schwerpunkt des Tages sein.
Falls wir eine Genehmigung von der Stadt bekommen, könnten mittags/nachmittags vielleicht schon ein paar Gruppen durch die Stadt ziehen. Aber das muss man dann eher abstimmen, wenn die Gruppen feststehen und das meiste schon geplant ist, glaube ich.

Grüßelis,
Elke

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Beiträge: 25 | Mitglied seit: September 2008 | IP-Adresse: gespeichert



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